10:26 / 診察中
診察中の着信
手が離せない間の電話を受けて、用件を残す。
ある 1 日の受付記録から。
取りこぼしを、あとで見えるようにする。
取った電話 143 件
折返し待ち 0 件
予約に変わった 61 件 42.7%
受付が電話に使わずに済んだ時間 3 時間 48 分
画面の数値はすべてサンプルです。
現場でもう回っている。
どの院も、受付が診療を兼ねる時間帯を持っています。
電話で手が止まる 5 つの場面を肩代わりする。
12:41 / 昼休み
昼休みの折返し
溜まった着信を、予約と折返しリストに分ける。
18:57 / 時間外
時間外の案内
受付時間を過ぎた電話に、当番の病院を案内する。
09:12 / 受付中
予約の入れ直し
変更とキャンセルを受けて、枠の更新まで進める。
20:15 / 通話後
通話後の記録
誰から何の電話だったかを、あとで読める形で残す。
電話が鳴ってから予約が入るまで。
4 手で終わる。
取る
3 コール以内
09:12 着信
聞く
通話 1 分 40 秒
09:13 予約変更・8 歳のトイプードル
入れる
通話中に
09:13 木曜 15:00 の枠に反映
返す
通話終了から 10 秒
09:14 要点 4 行を受付の一覧へ
ウケツギがやらないこと。
判断は人が持つ。
- 症状の判断をしません。
- 代わりに 症状の話が出たら、その場で獣医師に繋ぐか、折返しにします。
- 診療の可否を答えません。
- 代わりに 受けられるかどうかは病院が決めます。ウケツギは枠の空きだけを答えます。
- 料金の見積もりを勝手に出しません。
- 代わりに 金額の質問には、病院が登録した文言をそのまま読みます。
変わったのは電話ではなく診察の時間。
「診察の途中で受話器を見る癖がなくなりました。昼休みに折返しを 6 件まとめて片づけるだけで済んでいます。」
「時間外の問い合わせが、朝の申し送りに混ざらなくなりました。前の日の分が一覧でそのまま残っています。」
回線数と入電数だけで決まる。
初期費用なし / 最低利用 3 か月
受付プラン
まず電話の取りこぼしを減らしたい院に。
39,800 円 / 月
- 1 回線 / 入電 500 件まで
- 予約の新規・変更・キャンセル
- 折返しリストと通話要点の記録
- 時間外の当番案内
初期費用なし / 最低利用 3 か月
連携プラン
時間外と休診日の折返し整理まで任せたい院に。
78,000 円 / 月
- 2 回線 / 入電 1,200 件まで
- 受付プランの全機能
- 電子カルテ・予約システムとの連携
- 導入時の設定代行
これ以上の規模と、分院をまたぐ運用は個別のお見積もりです。
よくある質問。
今の電話番号のまま使えますか。
使えます。今の番号に転送の設定を 1 つ入れるだけで、番号は変わりません。
予約システムは今のものを続けたいのですが。
主要な予約・カルテシステムとは連携プランで繋がります。対応している連携先の一覧は、導入相談のときにお渡しします。
ウケツギが答えられない電話はどうなりますか。
その場で折返しに切り替えて、用件を記録して受付の一覧に残します。受付時間内であれば、そのまま病院へ転送する設定もできます。
通話は録音されますか。個人情報が心配です。
録音と文字起こしは国内のサーバで保管し、保管期間は病院ごとに設定できます。飼い主さまへの録音のご案内文も、こちらで用意します。
合わなかったときは解約できますか。
最低利用は 3 か月で、そのあとは当月末での解約ができます。記録は解約後 30 日間ダウンロードできます。
導入相談では何を決めますか。
ウケツギが受ける連絡と、院内に戻す連絡の線引きを一緒に決めます。今お使いの予約システムと受付の人数をうかがえれば、その場で運用の形までお出しします。